1st Day: New Start
Retour à la réalité et petite appréhension pour le premier jour de stage le lundi 25 mars. J’arrive en face du building, prend l’ascenseur et arrivée au 5 ème et dernier étage les portes s’ouvrent et une nouvelle aventure commence !
Je suis accueille par Constance Amaah Brako, la RH. Elle nous met de suite à l’aise en nous proposant un thé et de s’installer dans une cuisine commune aux employés. Puis nous allons dans son bureau et écoutons la présentation de l’entreprise, sa création, son fonctionnement, ses valeurs : Partnership, Respect, Passion and Inspiration.
La matinée était une découverte et un début d’immersion dans l’entreprise d’Hotels & More puis pour finir elle nous a fait une visite des locaux avec les différents départements, les bureaux des directeurs et les Meetings Rooms.
Ensuite en début d’après midi elle m’a présenté à Brian qui m’a prit en charge et présenté au reste de l’équipe.
Kaoutar stagiaire également et trois autres employés : Latisha, Sheryl et Amruta.
Il m’explique que chacun à une destination des Royaume Uni : Amruta s'occupe de l'Ecosse, Sheryl de Londres et Latisha plus Kaoutar du Sud de l'Angleterre.
1st week : Discovery
La première après midi, était plus une partie d'observation, en effet Brian m'a introduit sur son ordinateur a double écran le logiciel Tour Plan, mon futur fidèle acolyte. Ce logiciel contient toutes les réservations et annulations faites par l'entreprise pour des groupes de clients.
Ensuite Brian, me demande de faire des "Shopping List" cela consiste à rechercher, à l'aide d'un rapport existant dans la base de données de l'entreprise, des groupes à placer. Ce rapport répertorie tout les groupes en attente d’hôtels par destinations (pays) mais aussi par localisation. Une fois ma liste établie il ne restait plus qu'a démarcher les hôtels par mails.
Puis comme premier exercice en autonomie il m'a demandé de faire comme si il était un client et de lui adresser un mail. Après lui avoir envoyer un premier mail, il a vérifié si toutes les informations étaient valides. Il a trouvé que j'avais fais du bon travail pour une première.
Il m'a ensuite demandé de faire 4 différentes Shopping List pour diverses destinations.
Tout au long de la semaine, j'ai appris différentes choses. par exemple : à prendre à un appel et à le transférer à un collègue de l'entreprise, puis à faire la mise en page d'une confirmation de réservation.
Il y avait beaucoup de nouveautés et d'informations à enregistrer lors de cette première semaine mais elle fut enrichissante !
2nd week : Let's get to work
La deuxième semaine fut plus intense. En effet, c'est Kaoutar qui m'a prit sous son aile. Nous avons passé beaucoup de temps ensemble et elle m'a expliqué tout au long de la semaine comment effectuer une confirmation et une annulation de réservation. Cela se fait avec différentes étapes très minutieuses sur le logiciel Tour Plan. En effet il faut insérer des codes pour changer le statut des réservations et mettre à jour chaque données.
J'ai d'abord observé chaque étape à effectuer puis je les ai noté pour les apprendre. Ensuite j'ai commencé à faire en totale autonomie les réservations/ annulations et les envoyer aux hôtels. Cette seconde semaine a été très instructive et désormais je suis capable d'envoyer des confirmations et d'annuler des réservations.
3rd week : First difficulties
Lors de la troisième semaine, ma manager a exigé que dans le courant de la semaine je place deux groupes dont les dates étaient début Mai. Ces groupes souhaitaient séjourner dans la ville de Liverpool. J’ai donc durant la semaine appeler et contacter par mails, la liste d’hôtels que nous avions dans cette ville très convoitée. Il s’avérait que les hôtels n’avaient pas de disponibilités ou alors des prix très élevés par rapport au budget du client.
Après de nombreuses tentatives à parvenir à trouver un hôtel adapté au besoin du client, j’en suis arrivée à la conclusion qu’aucun hôtel de Liverpool ne lui convenait. J’ai donc pris l’initiative d’aller analyser l’itinéraire du groupe sur le logiciel Tour Plan. Le client venait de la ville Birmingham et aller en direction de Lake District. En étudiant sur la carte le trajet, une option se présentait à moi : choisir un hôtel sur le trajet qui était dans la ville de Chester. J’ai donc demandé à ma manager son accord pour étendre mes recherches dans cette ville, et cette dernière a accepté et trouver judicieux d’opter pour cette solution. J’ai donc appelé et envoyé des mails aux hôtels de la ville de Chester. Cependant l’hôtel qui avait de la disponibilité était légèrement au dessus du budget de mon client, j’ai du négocier par mails les prix et finalement nous avons su nous mettre d’accord sur les prix.
Ce sont les premières difficultés que j'ai rencontré et je suis parvenue à les surmonter. Quels seront les prochains défis qui me seront donner par ma manager ?
4th week : 1st emergency
Quatrième semaine, ma manager redistribue les taches et je me retrouve avec Kaoutar pour nos destinations à placer. Nous recevons un rapport où sont énumérés les groupes à placer urgemment. Pour ma part, un groupe doit partir le 7 mai et les délais de paiement sont parfois quelques semaines avant le départ je dois donc rapidement trouver un hôtel. J'appelle les hôtels et leur envoie des mails, je reçois des réponses mais les prix restent élevés ! Je finis par trouver apres mainte et mainte recherches unhotel qui correspond au maximum au budget du client.
J'ai pris l'habitude de gerer le ''Bed Bank Report'' c'est un rapport ou sont repertories les hotels qui ne sont plus utilises pour des bookings mais qui peuvent etre reutilises pour un autre groupe par exemple. J'envoie donc spontannement des annulations.